Trao đổi qua thư từ quốc tế ngày càng trở nên phổ biến trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển của nền kinh tế. Dù là trong giao tiếp thông thường hay trong các trường hợp trang trọng như thư xin việc, cách trình bày đúng chuẩn và nội dung ấn tượng sẽ giúp bạn tạo được sự chú ý và ấn tượng tốt từ người nhận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết thư tiếng Anh và những lưu ý cần thiết để bạn có thể hoàn thiện một bức thư chuyên nghiệp.
Các Kiểu Trình Bày Khi Viết Thư Bằng Tiếng Anh Thông Dụng
Khi viết thư tiếng Anh, có ba kiểu trình bày chủ yếu mà bạn có thể lựa chọn, bao gồm Block, Semi-Block và Modified Block. Mỗi kiểu đều có những quy tắc riêng và sẽ ảnh hưởng đến cách người nhận tiếp nhận nội dung thư của bạn.
1. Trình Bày Thư Kiểu Block
Đây là kiểu trình bày phổ biến nhất trong văn phong viết thư. Tất cả các dòng văn bản được căn theo lề trái mà không cần thụt đầu dòng ở mỗi đoạn. Điều này giúp bức thư nhìn rõ ràng và mạch lạc hơn.
2. Trình Bày Thư Kiểu Modified Block
Cách trình bày này có sự tương đồng với kiểu Block nhưng với một số điểm khác biệt. Phần địa chỉ, ngày tháng và phần kết của bức thư được căn lùi vào khoảng 3 inch (khoảng 7,5 cm) từ lề trái. Các đoạn văn vẫn được căn thẳng lề trái như kiểu Block.
3. Trình Bày Thư Kiểu Semi-Block
Ở kiểu này, nội dung thư được căn theo lề trái, tương tự như kiểu Block. Tuy nhiên, phần ngày tháng, địa chỉ và phần kết đều căn lùi vào. Bên cạnh đó, đầu mỗi đoạn văn cũng sẽ được thụt vào khoảng 1 ô.
Cấu Trúc Chuẩn Nhất Khi Viết Thư Bằng Tiếng Anh
Để có thể viết một bức thư tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn cần nắm rõ cấu trúc của bức thư, bao gồm các phần chính như sau:
Chủ Đề Thư (Heading)
Trong phần này, người gửi cần cung cấp những thông tin cơ bản như:
- Họ tên người gửi
- Địa chỉ
- Thông tin liên lạc
- Ngày tháng và địa chỉ người nhận
Lưu ý rằng, ngày tháng trong thư phải được viết theo định dạng tháng, ngày, năm. Đối với các thư formal, thông tin của người nhận cũng phải đạo thể hiện rõ ràng.
Mẫu đoạn mở đầu:
Thank you for your letter. I'm sorry I haven't written for so long but I've been really busy studying English to pass B1 test. It's great to hear that your family is doing well.
Nội Dung Thư (Body)
Nội dung chính là phần quan trọng nhất, thể hiện rõ mục đích của bức thư. Trong phần này, bạn cần chú ý đến:
- Chủ đề: Nên đưa ra tiêu đề rõ ràng nếu cần thiết.
- Chào hỏi: Bắt đầu một cách lịch sự.
- Nội dung chính: Trình bày lý do viết thư, thông tin cần thiết và các điểm chính cần đề cập.
Lưu ý rằng, ngôn ngữ sử dụng phải phù hợp với đối tượng nhận thư. Nếu là thư cho bạn bè, có thể dùng cách diễn đạt hấp dẫn và thân quen hơn. Ngược lại, với các bức thư trang trọng, hãy đảm bảo tính chính xác ngữ pháp và từ vựng.
Lời Kết (Complimentary Close)
Kết thư cần có lời chào và ký tên. Cần đảm bảo rằng cách chào đầu và cuối thư phải thống nhất. Ví dụ, nếu bạn bắt đầu bằng “Dear Sir,” thì nên kết thúc bằng “Yours faithfully.”
Mẫu đoạn kết:
I have to get back to work now. I am looking forward to hearing from you soon.
Một Số Điều Cần Lưu Ý Khi Viết Thư Bằng Tiếng Anh
Để bức thư của bạn gây ấn tượng tốt với người nhận, bạn cần chú ý đến một số điểm quan trọng sau:
- Không viết tắt: Tránh sử dụng các từ viết tắt, ngay cả những từ phổ biến như “isn’t” hay “I’ll”. Hãy viết đầy đủ như “is not” và “I will”.
- Ngôn ngữ chuyên nghiệp: Không sử dụng từ lóng hay những cụm thân mật.
- Cách mở đầu và kết thúc: Sử dụng từ ngữ lịch sự và phù hợp.
- Kiểm tra: Đọc lại thư để soi xét lỗi ngữ pháp, từ vựng và cách diễn đạt.
Việc tuân thủ các quy tắc viết thư không chỉ giúp bạn đảm bảo được tính chuyên nghiệp mà còn thể hiện thái độ tôn trọng đối với người nhận thư.
Các Câu/Cấu Trúc Thường Dùng Khi Viết Thư Bằng Tiếng Anh
Phân loại cấu trúc câu theo bối cảnh sử dụng sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn phù hợp.
Chào Đầu Thư
- Dear Mr/Mrs + Tên
- Dear Sir or Madam
- Hi + Tên
- Hello + Tên
Bắt Đầu Nội Dung
- Thank you for your letter/email about…
- I am writing to request information about…
- Thanks for your letter/email.
- How are things with you?
Kết Thúc Thư
- Yours faithfully
- Kind regards
- Love
- All the best
Kết Luận
Việc viết thư bằng tiếng Anh không chỉ là một kỹ năng cần thiết trong công việc mà còn phản ánh khả năng giao tiếp của bạn. Từ việc lựa chọn kiểu trình bày, cấu trúc nội dung đến ngôn ngữ sử dụng, mọi yếu tố đều quan trọng. Hãy luôn nỗ lực trau dồi kỹ năng viết của mình để có thể giao tiếp với thế giới một cách hiệu quả nhất.
Bạn hãy tham khảo thêm các khóa học tiếng Anh để nâng cao kỹ năng của mình và trở thành một người viết thư chuyên nghiệp!
