Hướng Dẫn Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

Cách viết email bằng tiếng Anh

Viết email bằng tiếng Anh không phải là một kỹ năng đơn giản, đặc biệt khi bạn cần phải thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự trong cách diễn đạt. Một email thường sẽ bao gồm sáu phần chính, mỗi phần đều đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp của bạn hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về từng phần và các mẫu câu hữu ích để xây dựng một email hoàn chỉnh.

1. Các phần chính của một email hoàn chỉnh

Một email thường bao gồm các phần sau:

• Greeting (Chào hỏi)
• Opening Comment (Lời mở đầu)
• Introduction (Giới thiệu)
• Main Point (Nội dung chính)
• Concluding Sentence (Lời kết)
• Signing Off (Ký tên)

2. Viết email phần Greeting (Chào hỏi)

Chào hỏi là phần đầu tiên và rất quan trọng trong email. Đây không chỉ là cách bạn giới thiệu bản thân mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

Mẫu chào hỏi

• Chào hỏi trang trọng:

- Dear + title + Last name - Ví dụ: Dear Mr. Smith (Kính gửi ông Smith)

• Chào hỏi thân mật:

- Hi/Hello + First name - Ví dụ: Hi John (Xin chào John)

• Khi không biết rõ tên người nhận:

- To whom it may concern - Dear Sir/Madam

Lưu ý:

• Sử dụng "Ms" cho phụ nữ độc thân và "Mrs" cho phụ nữ đã có gia đình.
• Trong trường hợp không biết tên hoặc giới tính của người nhận, "Dear Sir/Madam" là một lựa chọn an toàn.

3. Viết email phần Opening Comment (Lời mở đầu)

Phần mở đầu của email giúp thể hiện sự lịch sự và tế nhị. Bạn có thể bắt đầu bằng cách hỏi thăm sức khỏe người nhận hoặc cảm ơn về sự tương tác trước đó.

Mẫu mở đầu

• Hỏi thăm:

- How are you? - I hope this email finds you well.

• Cảm ơn:

- Thank you for your prompt response. - Thank you for choosing us.

Lưu ý:

• Đối với khách hàng hoặc đối tác, bạn nên sử dụng cách mở đầu mang tính trang trọng.
• Nếu người nhận là bạn bè hoặc người quen, có thể sử dụng những câu hỏi đơn giản và thoải mái hơn.

4. Viết email phần Introduction (Giới thiệu)

Trong phần này, bạn sẽ trình bày lý do viết email. Mục đích của phần giới thiệu là giúp người nhận hiểu được nội dung chính của email ngay từ đầu.

Mẫu giới thiệu

• Đề cập đến vấn đề trước:

- Reflecting on our journey together…

• Yêu cầu:

- In light of the matter at hand, may I kindly ask for…

• Báo tin tốt:

- I am delighted to bring to your attention some encouraging news that…

Lưu ý:

• Tránh sử dụng từ viết tắt trong văn phong trang trọng; thay vào đó sử dụng từ hoàn chỉnh để thể hiện sự chuyên nghiệp.

5. Viết email phần Main Point (Nội dung chính)

Đây là phần bạn cần nêu rõ nội dung bạn muốn truyền đạt. Thường thì, bạn cần trả lời cho các câu hỏi như What, When, Why, Who, How.

Mẫu câu cho phần nội dung chính

• Please find the attached file for your review.
• Kindly see the attached document for more details.
• I have included the necessary file for your reference.

Lưu ý:

• Nội dung nên ngắn gọn và rõ ràng. Tránh gây nhầm lẫn cho người đọc với những thông tin không cần thiết hoặc lan man.

6. Viết email phần Concluding Sentence (Lời kết)

Phần kết thúc là lúc bạn thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ nếu người nhận cần thêm thông tin hoặc có bất cứ thắc mắc nào.

Mẫu lời kết

• Let me know if you need any more information.
• Please get back to me as soon as possible.

Lưu ý:

• Hãy để lại lời yêu cầu hoặc lời mời giúp đỡ trong phần này để thể hiện sự thân thiện và sẵn sàng hỗ trợ của bạn.

7. Viết email phần Signing Off (Ký tên)

Kết thúc email một cách thích hợp cũng quan trọng không kém. Phần này thường kết thúc bằng một câu ngắn và tên của bạn.

Mẫu ký tên

• Ký tên thân mật:

- Best, - Take care,

• Ký tên trang trọng:

- Yours sincerely, - Best regards,

• Ký tên khi không biết rõ tên người nhận:

- Yours faithfully,

8. Template mẫu viết email tiếng Anh

Dưới đây là một số mẫu template mà bạn có thể tham khảo khi cần viết email.

Template email trang trọng

``` Greeting Dear Mr/Mrs + Last name, Opening Comment I hope this email finds you well. Introduction I am reaching out to discuss... Main Point Please find the attached file for your review. Concluding Sentence Feel free to contact me if you need further information. Signing Off Yours sincerely, [Your Name] ```

Template email thân mật

``` Greeting Hi + First name, Opening Comment How are you? Introduction Long time, no chat! I hope life's treating you well. Main Point Just wanted to check in with you about... Concluding Sentence Can't wait to hear what's been going on! Signing Off Take care, [Your Name] ```

9. Một số mẫu câu thông dụng trong email bằng tiếng Anh

Việc sử dụng các cấu trúc câu phổ biến sẽ giúp bạn viết email một cách tự nhiên hơn. Dưới đây là một số mẫu câu cơ bản:

• Mục đích của email:

- The purpose of this email is to...

• Thông báo:

- I am writing to inform you about...

• Yêu cầu thông tin:

- Could you please provide details on...?

• Cảm ơn:

- I would like to express my gratitude for...

10. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Để đảm bảo email của bạn được viết một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, hãy ghi nhớ những lưu ý sau:

• Không viết tắt, đặc biệt với các động từ như "I am", "I will".
• Tránh sử dụng tiếng lóng.
• Câu cần ngắn gọn, xúc tích.
• Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.

Kết luận

Việc viết email bằng tiếng Anh có thể thú vị nhưng cũng đòi hỏi sự chú ý và kỹ năng. Hy vọng rằng những hướng dẫn và mẫu câu trong bài viết sẽ giúp bạn tạo ra những email hiệu quả, chuyên nghiệp và đầy ấn tượng. Hãy luôn nhớ rà soát kỹ lưỡng trước khi gửi để tránh những sai sót đáng tiếc. Chúc bạn thành công trong việc giao tiếp qua email!